Fonctionnalités

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Des alertes à l’arrivée de vos VIPs

Soyez prévenu automatiquement par email ou SMS lorsqu’un invité important se présente. Vous pourrez ainsi avertir son interlocuteur de référence et réserver un accueil privilégié au participant.

Impression instantanée de badges nominatifs sur site

Voir l’impression en action

Pourquoi l’impression instantanée de badges nominatifs sur site est-elle nécessaire ?

Rapidité et flexibilité : lorsque vous émargez un invité, une étiquette pour badge est automatiquement et instantanément imprimée. Vous n’avez plus à trier les badges et à prévoir des comptoirs alphabétiques, désormais chaque hôtesse peut accueillir vos invités de A à Z ! Modifiez des participants à la dernière minute et créez des badges pour les non confirmés. Nos mini-imprimantes thermiques sans fil impriment jusqu’à 10 étiquettes par seconde… Evidemment, vous pouvez également imprimer en amont de l’émargement et réserver l’impression de badges sur site aux invités hors-liste.

Choisissez les informations devant figurer sur les badges : nom, société, code-barres unique ou n’importe quel champ de votre listing.

Le procédé est compatible avec vos divers formats et types de badges : vous n’avez qu’à coller l’étiquette sur les supports de badges personnalisés et conçus en amont. Nos étiquettes sont disponibles en différentes tailles : 57*19mm, 57*32mm, 51*76mm. Ainsi, vous restez libre de choisir la taille des supports, le type d’impression, la méthode d’accroche, la personnalisation des cordons… Contactez-nous pour obtenir un devis sur-mesure.

Lire notre article de blog sur l’impression de badges

Signature des participants sur tablette

Vous avez besoin de la signature des participants sur la tablette ? Demandez aux invités d’apposer leur signature manuscrite directement sur la tablette grâce à un stylet ou au doigt. Les signatures sont enregistrées et figureront dans le rapport Excel/PDF téléchargeable depuis votre compte Digit Event immédiatement après l’événement. Vous pourrez exploiter les signatures de vos participants ainsi que l’horodatage de celles-ci.

 

Mise à disposition du kit d’émargement

Épargnez-vous toute logistique. Nous mettons à disposition, partout en France et à l’étranger, des tablettes, anses en main, routeurs 4g, et stylets pour un émargement en toute sérénité.

Lire notre article de blog sur l’usage des tablettes en événementiel

Une page d’inscription impeccable en quelques clics

Ajoutez les informations pratiques et personnalisez visuellement votre page d’inscription. Intégrez votre logo, une bannière, et une image/couleur d’arrière plan. Vous pouvez également intégrer le formulaire d’inscription à votre propre site (en iframe), et proposer ainsi une expérience utilisateur en marque blanche.

Ensuite, spécifiez les informations pratiques (date, horaires, plan d’accès, programme, et autres instructions spécifiques… ). Si l’évènement s’y prête, ajoutez des boutons de partage vers les réseaux sociaux (Facebook, Twitter, Linkedin). Vous pourrez également choisir d’exclure la page d’inscription des moteurs de recherche si l’évènement est privé.

Déterminez les informations requises à l’inscription et composez votre formulaire en y ajoutant les champs nécessaires, de type :

  • Texte libre (ex : Nom, Prénom, Société…)
  • Liste de choix déroulante
  • Case à cocher (réponse de type oui/non)
  • Image (les participants pourront uploader une image)
  • Ateliers à places limitées : Vous pourrez spécifier le nombre de places de chaque créneau (choix d’ateliers, d’équipes…). Les participants ne pourront s’inscrire qu’aux activités disponibles et verront même le nombre de places restantes.

Confirmation d’inscription et rappels

Concevez un email ou un SMS nominatif et personnalisé, automatiquement envoyé à chaque invité lorsqu’il termine son inscription. Ce message pourra confirmer la prise en compte du participant et récapituler les informations importantes. Si besoin, vous pourrez y joindre un badge électronique PDF à imprimer.

Quelques jours avant l’évènement, programmez un SMS (ou un email) de rappel afin de maximiser la présence le jour J et communiquer les dernières informations disponibles. (idée : envoyez le lien Google Maps vers le lieu de l’évènement).

Emargement sur tablettes

Aucune formation préalable nécessaire : l’interface d’émargement est pensée pour une prise en main intuitive et instantanée. La recherche de noms gère même les coquilles d’orthographe ! Connectez autant de tablettes que nécessaire. Un participant n’est pas sur la liste ? Rajoutez-le en un clic depuis la tablette et ne perdez plus aucune donnée sur vos invités.

Personnalisez l’interface d’émargement afin d’afficher les informations utiles sur le participant (groupe, société, numéro de place, etc…). Intégrez votre identité visuelle en téléchargeant votre logo et arrière plan. Si besoin, renseignez des informations complémentaires à l’arrivée de l’invité.

Les arrivées sont enregistrées et synchronisées en temps réel sur toutes les tablettes. Ainsi, aucun risque de laisser entrer deux personnes se présentant avec la même invitation. Profitez-en également pour suivre depuis votre smartphone (à tout moment et depuis n’importe quel endroit) les statistiques d’arrivées. Après l’événement, téléchargez le rapport Excel complet de tous les participants, avec les horaires précis d’arrivées.

Gestion des pertes de connexion internet (3g/4g/wifi) : Vous pourrez continuer à émarger en cas de perte de connexion internet ; les arrivées seront mises en cache dans la tablette. Dès la connexion rétablie, les tablettes se resynchroniseront automatiquement sans que vous n’ayez rien à faire.

Messages de rappels (SMS ou Email)

Programmez un envoi de message, par exemple la veille ou le jour de l’événement. Mettez-y les informations utiles (lien d’accès Google Maps, numéro de place du participant…). Ce message peut être, au choix, de type email ou sms. Enfin, ciblez les destinataires du messages (composez une version pour le staff, une autre pour les invités premium etc). C’est l’outil idéal pour maximiser la présence de vos participants et la diffusion d’information.

Messages intelligents à l’arrivée des participants

Programmez un message (SMS ou email) automatiquement envoyé lorsque l’invité est émargé. Cette fonctionnalité vous permet de surprendre l’invité et de lui communiquer une information au meilleur moment. Par exemple, adressez un mot de bienvenue, une information particulière (réseau wifi du lieu, numéro de place, heure de début…). Ces messages intelligents ne sont envoyés qu’aux invités présents dès leur arrivée.

Lire notre article de blog sur les messages intelligents

Scan aux points de passage

Ajoutez un scan aux points  de passage de votre événement. Vous avez la possibilité d’associer un code-barres à chaque participant. Voici deux cas d’utilisation :

  • Vous avez des points de contrôle secondaires au sein du même évènement (accès aux déjeuners, passages aux ateliers ou conférences). Vous aurez ainsi un rapport Excel complet par point de contrôle.
  • Dans le cadre d’un salon, vous proposez aux exposants de scanner leurs prospects pour générer une base que vous leur transmettrez post-événement.

Emails d’invitation et relances

Envoyez des emails nominatifs et personnalisés à vos invités avec un lien de confirmation de présence. Le formulaire de participation pourra alors être pré-rempli avec les informations dont vous disposez sur les invités afin de faciliter l’expérience utilisateur.

Dans un second temps, utilisez les statistiques sur les inscriptions et les campagnes de messages pour relancer les participants et maximiser les inscriptions.

Badge électronique

Vous pouvez joindre à la confirmation d’inscription un PDF nominatif à imprimer par le participant. Sur ce document, vous pourrez notamment insérer des informations pratiques et un code-barres individuel. Ce dernier vous servira à contrôler les entrées et à obtenir des statistiques sur les différents points de passage (séminaire, salon professionnel…).